Despre costurile ascunse dintr-o afacere

Una dintre capcanele gestionării unei afaceri este cea a costurilor ascunse.

La noi, de exemplu, în domeniul de web hosting, majoritatea furnizorilor au reduceri destul de mari pentru plata în avans pe perioadă mai mare (1-3 ani). Pe de-o parte, toată lumea preferă să încaseze bani în avans, dar există și o logică ce ține de costuri.

Facturarea lunară vine cu niște costuri pe care multă lume nu le vede la prima vedere. Cel mai mare cost, și cel mai vizibil, e cu contabilitatea, costă mai mult să procesezi un număr mai mare de documente decât unul mai mic.

Sistemul emite automat facturile, se trimit pe email la client, iar la finalul de lună se printează și se duc la contabilitate. Costurile cu tonerul și hârtia sunt iar destul de evidente. Mai puțin evidente sunt costurile mai tehnice.

Trimiterea emailurilor costă. Dacă vrei să ai statistici, să știi dacă pleacă, dacă au ajuns, dacă clientul le-a deschis, costă. În funcție de serviciul de email folosit, poate costa până la 1,5 $ pe mia de emailuri trimise. Iar de trimis, se trimite o proformă inițială, vreo 3 notificări de plată, o factură finală. Se adună. La noi se adunau vreo 6$ pe lună doar pentru aceste emailuri tranzacționale.

Un alt cost ascuns este legat de faptul că toate operațiunile se salvează în baza de date. Sistemul creează loguri cu tot ce se întâmplă: s-a emis o proformă, s-au trimis notificări de plată, clientul a intrat în cont, a plătit cu cardul, s-a trimis factura finală.

Tot istoricul se salvează în baza de date, bază care ajunge să crească și poate să creeze probleme de performanță. Nu vrei să se încarce greu sistemul, nici în admin, nici pentru clienți, așa că trebuie să cureți și să optimizezi baza de date periodic sau să suplimentezi resursele de procesare (CPU, RAM), lucruri care costă timp și bani.

E doar un mic exemplu de chestie atât de măruntă dintr-un business oarecare, chestie căreia nu-i dai nicio importanță pentru că merge în background, pe pilot automat.

Să ne întoarcem puțin la plăți. Fiecare metodă de plată vine cu niște comisioane, ăsta e iarăși un cost evident. Costul ascuns e că la final de lună cineva trebuie să facă niște rapoarte pentru contabilitate. Pentru că procesatorul de plăți îți virează niște sume (sau o singură sumă mare o dată pe lună), iar contabilitatea trebuie să știe ce facturi închid sumele respective.

Unii procesatori îți trimit rapoarte de toată jena și muncești mai mult să faci puzzle-ul, alții au rapoarte mai bune și muncești mai puțin. De muncit tot muncești, iar munca aia costă timp și bani. Una e să ai un excel cu 40 de rânduri la final de lună și alta e să ai unul cu 1000.

Ca să concluzionez, e drept că nici nu poți să stai să te uiți la tot mărunțișul, dar dacă ai o afacere, nu e rău ca din când în când să te uiți la tot ce se întâmplă, la toate procesele, să vezi ce costuri presupun toate operațiunile și cum ar putea fi optimizate.